Impulse für Meetings und Sitzungen von Erwachsenenbildnerin Dr. Kathrin Zechner
Eine Sitzung bzw. ein Meeting soll teilnehmerorientiert, demokratisch, ergebnisreich, professionell und zugleich auch angenehm verlaufen. Wichtige Tipps und Methoden finden Sie in der ZAMm Broschüre: Bäuerinnen und Politik - Handbuch für Multiplikatorinnen und Trainerinnen. Wie Workshops, Vorträge und Diskussionsrunden gelingen.
Zur Ihrer persönlichen Unterstützung und als wertvolle Ergänzung nun folgende innovativen Impulse:
Tipps zur V o r b e r e i t u n g
Raumklima - Teddybär Effekt
Legen Sie in die Mitte des Besprechungstisches bunte Gegenstände, Stifte, Blumen, Knabbereien oder dergleichen. Man spricht in diesem Zusammenhang vom Teddybär-Effekt, welcher nachweislich ein höheres Wohlbefinden und Ergebnis verspricht.
Dienstag
Der beste Meetingzeitpunkt in der Woche ist der Dienstag. Montags ist man noch am Hochstarten und mittwochs hat man bereits viel Arbeit aufgeladen, daher ist der Dienstag der vielversprechendste Tag.
Tagesordnungspunkte mit workload (Zeitaufwand)
Die Tagesordnungspunkte bitte visuell auf ein Flipchart schreiben und ebenfalls die anberaumte Zeit. Das verhindert, dass man bei etwaigen Diskussionen zeitlich zu sehr überzieht.
Stehtische
Machen Sie das Meeting gerne zur Abwechslung mal auf Stehtischen oder im Freien, das verkürzt die Meetingdauer und die Teilnehmer:innen zeigen sich flexibler und kreativer.
24 Stunden Momentum
Es ist ratsam die Teilnehmer:innen 24 Stunden davor mit einem SMS an das bevorstehende Meeting zu erinnern. Das reduziert Absagen und ein Zu-Spät-Kommen. Man stimmt sich oft auch unbewusst schon auf das Meeting ein. Wenn möglich, ist es auch sinnvoll, das Protokoll 24 Stunden danach an die Teilnehmer:innen zu senden, da in diesem Zeitraum eine Anknüpfung und die Umsetzung im Arbeitsalltag am wirkungsvollsten und nachhaltigsten ist.
5+ Formel
Laden Sie doch fünf Minuten vor Beginn der Sitzung zu einem Kaffee-Vorabstart. Damit reduzieren Sie Unpünktlichkeit und starten mit einer Kommunikations- und Austausch Phase, welche die Gruppendynamik und das Vernetzen fördert.
Zitrusduft
Ein dezenter Raum- Sprays mit ätherischen Ölen aus der Apotheke, stimuliert die Teilnehmer:innen zu einer konstruktiven und aktiveren Mitarbeit.
Gruppendynamik
Ändern Sie unauffällig die Sitzordnungen, beziehungsweise setzten Sie sich bewusst neben Teilnehmer:innen welche Ihnen schwerer fallen.
Legen Sie in die Mitte des Besprechungstisches bunte Gegenstände, Stifte, Blumen, Knabbereien oder dergleichen. Man spricht in diesem Zusammenhang vom Teddybär-Effekt, welcher nachweislich ein höheres Wohlbefinden und Ergebnis verspricht.
Dienstag
Der beste Meetingzeitpunkt in der Woche ist der Dienstag. Montags ist man noch am Hochstarten und mittwochs hat man bereits viel Arbeit aufgeladen, daher ist der Dienstag der vielversprechendste Tag.
Tagesordnungspunkte mit workload (Zeitaufwand)
Die Tagesordnungspunkte bitte visuell auf ein Flipchart schreiben und ebenfalls die anberaumte Zeit. Das verhindert, dass man bei etwaigen Diskussionen zeitlich zu sehr überzieht.
Stehtische
Machen Sie das Meeting gerne zur Abwechslung mal auf Stehtischen oder im Freien, das verkürzt die Meetingdauer und die Teilnehmer:innen zeigen sich flexibler und kreativer.
24 Stunden Momentum
Es ist ratsam die Teilnehmer:innen 24 Stunden davor mit einem SMS an das bevorstehende Meeting zu erinnern. Das reduziert Absagen und ein Zu-Spät-Kommen. Man stimmt sich oft auch unbewusst schon auf das Meeting ein. Wenn möglich, ist es auch sinnvoll, das Protokoll 24 Stunden danach an die Teilnehmer:innen zu senden, da in diesem Zeitraum eine Anknüpfung und die Umsetzung im Arbeitsalltag am wirkungsvollsten und nachhaltigsten ist.
5+ Formel
Laden Sie doch fünf Minuten vor Beginn der Sitzung zu einem Kaffee-Vorabstart. Damit reduzieren Sie Unpünktlichkeit und starten mit einer Kommunikations- und Austausch Phase, welche die Gruppendynamik und das Vernetzen fördert.
Zitrusduft
Ein dezenter Raum- Sprays mit ätherischen Ölen aus der Apotheke, stimuliert die Teilnehmer:innen zu einer konstruktiven und aktiveren Mitarbeit.
Gruppendynamik
Ändern Sie unauffällig die Sitzordnungen, beziehungsweise setzten Sie sich bewusst neben Teilnehmer:innen welche Ihnen schwerer fallen.
Tipps zur D u r c h f ü h r u n g
Ja-Zustand
Starten Sie mit der Frage: “Ist es Ihnen recht, wenn ich moderiere?“ Damit holen Sie sich ein Ja und ein Go der Gruppe.
Check in Runde
Bevor man loslegt, macht es Sinn etwaige Wünsche oder Anliegen von den Teilnehmer:innen abzuholen. Das gelingt sehr gut mit einer Check-in Runde. Bitten Sie daher jede/n reihum um ein Kurzstatement zu “was ihn oder sie zurzeit beschäftigt, oder was ein zentrales Anliegen für das Meeting ist“.
Was läuft eckig, was läuft rund
Eine ähnliche Variante ist es Bausteine mitzubringen. Jede/r Teilnehmer:in sucht sich einen eckigen und runden Baustein und erzählt dazu seine/ihre kürzlichen Erfahrungen.
3 Dinge über mich
Das ist eine Kennenlernmethode, bei welcher man 3 Dinge von sich erzählt, wobei eine Tatsache davon nicht stimmt.
Coachingskala
Diese Methode eignet sich wunderbar, um rasch eine IST-Situation zu erheben. Man fragt also, welche Zahl von 1-10 die momentane Situation gut beschreiben würde (z.B. “Wie geht’s dir als Ortsbäuerin?“). Die zweite Frage in der anschließenden Runde lautet: “Was würdest du brauchen um zwei Striche nach oben zu kommen?“
Höchster-als Letzter
Wenn es um Vorschläge aus der Gruppe geht, ist es wichtig, als Sitzungsleitung seine persönliche Meinung bzw. seinen persönlichen Vorschlag als letzte/r zu setzen, um die anderen nicht zu früh zu beeinflussen.
Pull it Methode
Es ist verbindlicher, wenn Teilnehmer:innen sich ihre Aufgaben selbst aussuchen und vielleicht sogar am Flipchart den Namen daruntersetzen, als “Prozessverantwortliche“ sozusagen.
Liegende Acht
Wenn es Ihnen während der Sitzung emotional nicht gut geht, kann man folgende 3 Dinge ausprobieren.
Bitte kritisieren Sie niemanden vor der Gruppe. Halten Sie den Konfliktrahmen immer so klein wie möglich, äußern Sie also Kritik primär im Zweiergespräch
Weiterentwicklung
Wenn Sie mal Zeit und Lust auf ein Feedback aus der Runde haben, dann bitten Sie die Teilnehmer:innen zwei Spalten zu zeichnen. Die linke Spalte bezeichnen Sie mit dem Titel “Pluses“, dort sammelt man all die guten Aspekten, was also gut läuft. In der rechten Spalte sind die Teilnehmer:innen aufgefordert “Potentials“ reinzuschreiben, im Sinne von "was hätte noch Potenzial“. In dieser Spalte finden Ideen und Anregungen ihren Platz.
Starten Sie mit der Frage: “Ist es Ihnen recht, wenn ich moderiere?“ Damit holen Sie sich ein Ja und ein Go der Gruppe.
Check in Runde
Bevor man loslegt, macht es Sinn etwaige Wünsche oder Anliegen von den Teilnehmer:innen abzuholen. Das gelingt sehr gut mit einer Check-in Runde. Bitten Sie daher jede/n reihum um ein Kurzstatement zu “was ihn oder sie zurzeit beschäftigt, oder was ein zentrales Anliegen für das Meeting ist“.
Was läuft eckig, was läuft rund
Eine ähnliche Variante ist es Bausteine mitzubringen. Jede/r Teilnehmer:in sucht sich einen eckigen und runden Baustein und erzählt dazu seine/ihre kürzlichen Erfahrungen.
3 Dinge über mich
Das ist eine Kennenlernmethode, bei welcher man 3 Dinge von sich erzählt, wobei eine Tatsache davon nicht stimmt.
Coachingskala
Diese Methode eignet sich wunderbar, um rasch eine IST-Situation zu erheben. Man fragt also, welche Zahl von 1-10 die momentane Situation gut beschreiben würde (z.B. “Wie geht’s dir als Ortsbäuerin?“). Die zweite Frage in der anschließenden Runde lautet: “Was würdest du brauchen um zwei Striche nach oben zu kommen?“
Höchster-als Letzter
Wenn es um Vorschläge aus der Gruppe geht, ist es wichtig, als Sitzungsleitung seine persönliche Meinung bzw. seinen persönlichen Vorschlag als letzte/r zu setzen, um die anderen nicht zu früh zu beeinflussen.
Pull it Methode
Es ist verbindlicher, wenn Teilnehmer:innen sich ihre Aufgaben selbst aussuchen und vielleicht sogar am Flipchart den Namen daruntersetzen, als “Prozessverantwortliche“ sozusagen.
Liegende Acht
Wenn es Ihnen während der Sitzung emotional nicht gut geht, kann man folgende 3 Dinge ausprobieren.
- Wechseln sie unauffällig den Platz, und wenn es nur ein kleiner Schritt zur Seite ist. Damit kann man aus einem emotionalen stucking state ausbrechen.
- Formen Sie im Geiste eine liegende Acht. Dieses Symbol ist eines der ältesten Symbole, um Ausgleich zu schaffen und Konflikte zu entschärfen.
- Denken Sie an einen grauen runden Stein. Sie werden merken, Sie werden emotional ruhiger.
Bitte kritisieren Sie niemanden vor der Gruppe. Halten Sie den Konfliktrahmen immer so klein wie möglich, äußern Sie also Kritik primär im Zweiergespräch
Weiterentwicklung
Wenn Sie mal Zeit und Lust auf ein Feedback aus der Runde haben, dann bitten Sie die Teilnehmer:innen zwei Spalten zu zeichnen. Die linke Spalte bezeichnen Sie mit dem Titel “Pluses“, dort sammelt man all die guten Aspekten, was also gut läuft. In der rechten Spalte sind die Teilnehmer:innen aufgefordert “Potentials“ reinzuschreiben, im Sinne von "was hätte noch Potenzial“. In dieser Spalte finden Ideen und Anregungen ihren Platz.
Tipps zum A b s c h l u s s
Silent-Finish-Runde
Sehr überrascht sind ihre Teilnehmer:innen sicher, wenn sie darum bitten, die verbleibenden 3 Minuten über ihre Umsetzungen, Arbeitsaufträge und Inhalte der Sitzung nachzudenken.
Schlussrunden-Satz
Konstruktiv ist es, wenn man die Teilnehmer:innen auffordert folgenden Satz zu Ende zu führen: "Ich werde das Projekt … vorwärtsbringen, indem ich bis Ende dieser Woche…“
Fortschritte-Teilen-Nudge
Wenn die Teilnehmer:innen was erledigt haben und diesen Erfolg, bzw. Schritt in die Gruppe posten, sorgt das für Motivation und einem Erfolgsbewusstsein.
Sehr überrascht sind ihre Teilnehmer:innen sicher, wenn sie darum bitten, die verbleibenden 3 Minuten über ihre Umsetzungen, Arbeitsaufträge und Inhalte der Sitzung nachzudenken.
Schlussrunden-Satz
Konstruktiv ist es, wenn man die Teilnehmer:innen auffordert folgenden Satz zu Ende zu führen: "Ich werde das Projekt … vorwärtsbringen, indem ich bis Ende dieser Woche…“
Fortschritte-Teilen-Nudge
Wenn die Teilnehmer:innen was erledigt haben und diesen Erfolg, bzw. Schritt in die Gruppe posten, sorgt das für Motivation und einem Erfolgsbewusstsein.
Wenn Sie diese Inputs ansprechen, probieren Sie gerne einige Ideen davon bei Ihrer nächsten Sitzung aus. Sie werden sehen, die TeilnehmerInnen sind aktiver dabei, fühlen sich eingebunden und abgeholt.
Viel Freude und Erfolg!
Dr.in Katrin Zechner
Hier kann man alle Nuggets kompakt in einem Dokument herunterladen!
Viel Freude und Erfolg!
Dr.in Katrin Zechner
Hier kann man alle Nuggets kompakt in einem Dokument herunterladen!
