Farmer-Meeting: So gelingen Arbeitsbesprechungen am Hof!

Wenn mittags das Essen auf den Tisch kommt, dann ist es Zeit für die Familie und Gespräche, die nicht die Arbeit betreffen. Arbeitsbesprechungen und Familienthemen sollten zeitlich getrennt stattfinden, damit beides nicht miteinander verschwimmt und so beide Bereiche gelebt werden können. Gerade in bäuerlichen Betrieben ist dies nicht immer einfach, wenn Familie gleich Arbeitsgemeinschaft ist. In diesem Fall wäre es von Vorteil, einen separaten Ort für die "Farmer-Meetings“ zu finden, an dem man sich zu bestimmten Zeiten trifft, um auch räumlich einen klaren Rahmen zu haben. Ein klarer Rahmen kann ebenso durch Terminvorgaben erreicht werden. Die zeitliche Begrenzung ist für die Effektivität von immenser Wichtigkeit. Das können Sie etwa probieren, wenn Sie lästige Aufgaben wie Büroarbeit vor sich haben. Stellen Sie einfach den Wecker und legen Sie nach 30 Minuten Arbeit etwa 5 Minuten Pause ein, das funktioniert wunderbar! Ebenfalls als Rahmen können fixe Tagespunkte helfen, die ein Moderator festlegt. Apropos Moderator - diese Rolle sollte auf keinen Fall außer Acht gelassen werden. Eine Person mit der Aufgabe der Planung und Durchführung von Besprechungen zu beauftragen, ist sehr empfehlenswert. Planung und Protokoll sind somit in einer Hand und alle anderen werden entlastet. Die Moderation kann auch jedes Mal wechseln.

Die Inhalte, die besprochen werden, können natürlich unterschiedlichster Art sein. Je nach Ausgangslage, wie Anzahl der familieninternen und externen MitarbeiterInnen oder Betriebsgröße, wird auch die Dauer und Häufigkeit der Meetings variieren. Vergessen Sie jedenfalls nicht, folgende Punkte in die Besprechung mit aufzunehmen.

• 1. Was hat diese Woche GUT funktioniert? Sammeln Sie kurz, was erfolgreich gelaufen ist, auch wenn es scheinbar nur Kleinigkeiten sind. Meist wird darauf vergessen und die Gefahr, in einer "Jammerrunde“ zu enden, ist hoch. Das Ansprechen von Dingen, die gut gelaufen sind, motiviert das Team und lässt das Meeting positiv starten.
• 2. Was hat diese Woche nicht optimal funktioniert oder ist sogar schiefgegangen? Was ist konkret passiert, das besser hätte laufen können? Haben Sie das Heu nicht vorm Regen heimbringen können oder wurden Lieferungen nicht rechtzeitig ausgebracht? Versuchen Sie hier, vorwurfsfrei zu bleiben und einfach die Fakten zu erheben. Es hilft nichts, wenn Sie jemandem die Schuld zuweisen wollen. Stellen Sie als Moderator des Meetings von vorneherein klar, dass es um das gemeinsame Umsetzen und Weiterentwickeln geht, um den Erfolg des Betriebes sowie der Menschen und nicht um Schuldzuweisungen.
• 3. Was können wir aus der letzten Woche lernen? Wie können wir das, was nicht gut gelaufen ist, optimieren? Braucht es mehr Personen, mehr Zeit, andere Qualifikationen, beispielsweise, dass mehrere Personen einen Traktor fahren können? Überlegen Sie gemeinsam in der Runde und lassen Sie alle Mitglieder nacheinander zu Wort kommen. Oftmals werden Ideen gar nicht geäußert, weil immer die gleichen reden, und so fallen vielleicht interessante Anregungen einfach unter den Tisch.

Unter Berücksichtigung dieser drei Punkte können Sie anschließend einen Mini-Maßnahmenplan für die nächste Woche entwerfen und so die Besprechung zu einem fruchtbaren Meeting machen, bei dem auch ein Arbeitsplan entsteht. Stehen größere Projekte an - ein Hofprospekt, ein neues Produkt für den Markt - sind Projektteams zu empfehlen. So gibt es Verantwortliche (ausgestattet mit Zeit- und evtl. Budgetressourcen), die sich darum kümmern, und die anderen können ihrer Arbeit nachgehen.

Wer ist für welche Arbeit zuständig und wer trägt schlussendlich die Verantwortung? Diese beiden Punkte werden häufig in einen Topf geworfen, jedoch sollten Sie hier klar differenzieren. Eine Zuständigkeit kann heißen, dass jemand beauftragt ist, eine Aufgabe auszuführen, die Verantwortung kann jedoch bei einer anderen Person liegen, die im Endeffekt kontrollieren muss, dass die Arbeiten erledigt werden. Einfach gesagt: Die Ausführung und die Planung und Kontrolle über die jeweiligen Aufgaben übernehmen unterschiedliche Personen. Die Bäuerin trägt z. B. die Verantwortung für die tägliche Bewässerung des Gemüsegartens und der Blumentröge. Jeden Tag kann aber jemand anderes mit dem Gießen betraut sein, und diese Person braucht sich dann nur dieses eine Mal um die Bewässerung zu kümmern. Natürlich sind die Rollen auf kleinen Höfen oft gleichbesetzt, nichtsdestotrotz könnten Sie alle Bereiche, Zuständigkeiten, Verantwortungen zu Beginn auflisten, um zu diskutieren, ob auch jede/r seine/ihre Rolle kennt, ob alle wirklich optimal und entsprechend ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse eingesetzt werden und ob man diese Verteilung eventuell anpassen muss.

Mitschreiben hilft. Wer hat was, wann zu tun oder übernommen? Das wissen Sie nicht mehr? Ein Blick ins Protokoll reicht! Ein kleines Besprechungs-Journal verschafft Klarheit und Ordnung. Wem dies zu umständlich ist, der könnte beispielsweise auch eine Familien-WhatsApp-Gruppe nutzen, um wichtige Informationen aus den Treffen festzuhalten, sodass diese auch später abgerufen werden können. Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass keine zusätzliche Information für Abwesende erfolgen muss.

Kreativer Zusatz: Wie wäre es, wenn Sie alle paar Mal im Meeting einen Punkt für Ideensammlung einbauen? Es soll ein Teil sein, bei dem sich jede/r „ausspinnen“ darf, wo Ideen gesammelt, aber noch nicht sofort bewertet oder umgesetzt werden. Aus der Innovationsforschung wissen wir, dass es nie hilfreich ist, Ideensammlung und Ideenbewertung gleichzeitig stattfinden zu lassen. Vielleicht lassen Sie im Protokollbuch hierfür hinten ein paar Seiten frei, eine Innovationszone sozusagen. Dies kann zur Inspiration dienen, wenn Sie einmal anstehen oder etwas verändern oder erneuern wollen.

Puh, ganz schön mühsam, könnte man nun denken. Klingt alles irgendwie nach zusätzlicher Arbeit. Doch das muss nicht sein! Anfangs wird es – zugegebenermaßen – schon etwas dauern, bis sich alle an den Besprechungs-Rhythmus gewöhnt haben. Aber wie wir wissen, fällt es nach häufiger Übung zunehmend leichter, Dinge zu automatisieren. Man gewöhnt sich dran. Kurz gesagt: Es wird zum Ritual. Idealerweise fixieren Sie einen Tag oder gegebenenfalls zwei, eine konkrete Zeit und fixe Tagespunkte für das Meeting, um schneller das Ideal – ein Besprechungs-Ritual – zu erreichen!